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Derzeit sind die Tagungshäuser geschlossen. Langfristige Aussagen über die Durchführbarkeit oder Einschränkungen sind leider nicht möglich. Es können kurzfristig jederzeit Änderungen eintreten. Alle Verantwortlichen müssen sich aktuell auf dem Laufenden halten: Was gilt vor Ort? Was gilt in der Zielregion?

Wenn innerhalb Deutschlands Tagungshäuser geschlossen werden oder Gäste nicht anreisen dürfen, können die Häuser keine Stornokosten in Rechnung stellen. Wenn Gruppen oder Einzelne jedoch ihrerseits Corona-bedingt absagen müssen (z. B. regionale Einschränkungen; Erkrankungen innerhalb der Gruppe, Kontakte mit Erkrankten usw.) fallen Stornokosten an. Darum wird der Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung empfohlen (https://jhdversicherungen.de/Gruppen-Reiseruecktrittsversicherung.php?call=Startseite.Premiumprodukte.Reiserücktritt).

Es wird empfohlen, die Fahrten für feste Gruppen zu planen. Kleinere Gruppen lassen sich besser steuern und an veränderte Bedingungen anpassen. Wenn mehrere Gruppen gemeinsam an einer Fahrt teilnehmen, sollte das Programm vor Ort möglichst in den festen Gruppen/Kohorten stattfinden. Lockerungen sind dann leichter umzusetzen. Gemischte Gruppen müssen sich an Abstandsregeln und Mund-Nasen-Schutz halten.

Ob es Ausnahmen aus pädagogischen Gründen geben soll, ist zu prüfen. Für alle Maßnahmen ist nach bisheriger Lage ein Infektionsschutzkonzept (Transport, Programm, Aufenthalt, ggf. Verpflegung) erforderlich. Außerdem gelten vorrangig die Infektionsschutzkonzepte der Tagungshäuser. Zu beachten ist, dass die Bettenbelegung in den Häusern meist reduziert wurde.

Ein Notfallplan sollte erarbeitet werden. Was ist zu tun, wenn ein Teilnehmer oder die Gruppenleitung erkrankt? Wer kann Zuhause dienstlich ansprechbar sein und ggf. einspringen? Wie wird ein Rücktransport organisiert? Können erkrankte Teilnehmende notfalls nach Hause oder ist der Rest der Familie selbst im Urlaub? Die Teilnehmenden sollten darum bereits mit der Anmeldung die persönliche Versorgung im Notfall verbindlich absichern. Die Entscheidung für oder gegen eine Maßnahme ist mit der Leitung abzusprechen (Kreisreferentin/Kreisreferent, Kirchenkreisleitung, Gemeindekirchenrat).

Kirchliche Gremien:

Sitzungen sind auf den notwendigen Umfang zu beschränken, ggf. sind Lüftungspausen einzufügen. In der Vorbereitung der Sitzungen sind die Risiken für unterschiedliche Personengruppen zu bedenken. Die Hygiene- und Abstandsregeln sowie eine vertretbare Teilnehmerzahl im Verhältnis zur Raumgröße sind zu beachten. Es ist auf die Personen Rücksicht zu nehmen, die am stärksten gefährdet sind. Wer aus Sorge um seine Gesundheit nicht teilnehmen kann oder will, dem sollte eine elektronische Teilnahme über die Videokonferenz ermöglicht werden. Bei kirchlichen Gremien, wie Gemeindekirchenrat und Kreiskirchenrat, kann die Beratung per Telefon- oder Videokonferenz oder das Umlaufverfahren weiterhin genutzt werden. Durch Verordnung des Landeskirchenrates wurde für beide Gremien die ordentliche Beschlussfassung in solchen Konferenzen ermöglicht (siehe Information Nr. 26 und Nr. 53).