„Öffentlichkeitsarbeit“ ist ein weiter Begriff, der sehr viele verschiedenen Aspekte umfasst, Druckerzeugnisse, digitale und soziale Medien und Pressearbeit. Die unterschiedlichen Kommunikationswege verlangen auch verschiedene Strategien und Inhalte, denn sie sprechen unterschiedliche Zielgruppen an. Natürlich gibt es dabei auch viele Schnittmengen, aber man sollte sich zunächst überlegen, welche Zielgruppen man ansprechen möchte und auf welchem Weg man diese dann am besten erreichen kann.

Druckerzeugnisse
Den Anfang machen meist Druckerzeugnisse (Plakate, Handzettel, Faltblätter usw.). Dabei ist die Zielgruppe relativ breit angelegt und wird vor allem durch die Verbreitungskanäle festgelegt. Deshalb ist es wichtig, sich zunächst zu überlegen, wo man die angestrebten Zielgruppen erreichen kann, d.h. wo die Materialien an wen verteilt werden können. An dieser Planung orientiert sich dann die graphischen und inhaltlichen Gestaltung und auch die Auflagenhöhe.

Plakate für die Schaukästen sollten A4 oder maximal A3-Format haben. Hier ist die Zielgruppe kirchenintern und Kirchentag ein tendenziell bekanntes Veranstaltungsformat. Vor dem Kasten kann man stehen bleiben und auch etwas komplexere Hinweisen auf die üblichen, beliebten Angebote, wie z.B. der Markt der Möglichkeiten einarbeiten. Plakate für nichtkirchliche, öffentliche Flächen sind dann meist in A1 oder A0. Hier sollten stärker die Inhalte beworben werden und weniger das Veranstaltungsformat „Kirchentag“, das viele gar nicht kennen. Aber nur weil hier das Plakat größer ist, sollte der zusätzliche Raum nicht mit Informationen überfüllt werden. An Litfaßsäulen läuft oder fährt man schnell vorbei. Das Wichtigste muss gut sichtbar und schnell erfassbar sein.
Handzettel, Faltblätter, Flyer haben den Vorteil, dass sie mehr Inhalt transportieren können. Aber auch hier gilt wie generell für alle Texte: „Weniger ist mehr!“ Zu viel Text will oder kann keiner lesen. Auch unterschiedliche Schriftschnitte (kursiv, fett usw.) sind immer sparsam zu verwenden. Nur das Wichtigste hervorheben. Auf Einheitlichkeit in der Schreibweise achten, z.B. entweder ca. oder circa, 03.07. oder 3.7. oder 3. Juli, EUR oder € oder Euro. Und grundsätzlich sollte die Regel gelten: „Barrierefreiheit vor Schönheit!“. Das schönste Layout bringt nichts, wenn ein Großteil der Zielgruppe die Informationen nicht entziffern kann. Starke hell-dunkel Kontraste sind hier sehr wichtig. Farbenblinde Menschen können unter Umständen die grüne Schrift auf rotem Grund gar nicht sehen. Man sollte auch drauf achten, dass die gewählte Schrift nicht zu dünn aber dafür klar und ohne Schnörkel ist. ‚Verspielte‘ Schriften, wie z.B. Comic Sans oder Vivaldi, sollten nur für große Überschriften oder ähnlich graphische Schriftzüge verwendet werden, aber nicht für den Fließtext.

Der Programmflyer enthält mindestens

• das Motto des Kirchentages mit Logo
• Eine Übersicht über die Programminhalte mit Ortsangaben
• Einen Lageplan (mit Parkplätzen, P&R, ÖPNV-Haltestellen, Angaben zur Barrierefreiheit, evt. Zeiten für Fußwege)

Digitale und soziale Medien
Digitalen und sozialen Medien gehören heute einfach mit dazu. Der große Vorteil im Gegensatz zu Printprodukten sind die schnellen Anpassungsmöglichkeiten und die dadurch bedingte Aktualität. Eine Internetseite kann frühzeitig eingerichtet werden, auch wenn erst wenige Informationen vorhanden sind, und so schon mit der Werbung beginnen. Achtet darauf, die Internetadresse in alle Druckerzeugnisse aufzunehmen!

Anders als Webseiten setzen Social-Media-Kanäle weniger auf Information, sondern vielmehr auf Interaktion mit den Nutzern. Informationen können zwar an und über Follower schnell verbreitet werden, aber sie verschwinden u.U. auch genauso schnell wieder aus der Timeline der Zielgruppe. Darüber hinaus verlangen diese Plattformen kontinuierlich ein Mindestmaß an personellen Ressourcen und Vorlaufzeit, um ihre Wirksamkeit zu entfalten. Follower kommen nicht über Nacht. Am besten benutzt man vorhandene Kanäle und kommuniziert darüber den Kirchentag mit. Die Eröffnung der homepage kann man in die bestehenden whatsappgruppen einfließen lassen, auch einen link zum Kurz-Image-Film des Kirchentages. Ein Vorteil von facebook und Instagram ist die Möglichkeit, mit einem relativ niedrigen finanziellen Aufwand, eine sehr zielgruppengenaue Werbung zu schalten, wenn z.B. noch Helfer gesucht werden.

Pressearbeit
Journalisten sind nicht unsere Feinde. Aktualität, prominente Beteiligte, Relevanz und Nutzen für die Leserschaft sind einige Faktoren, die den Wert einer Nachricht und damit die Chance einer Veröffentlichung bestimmen. Oft entscheidet sich bereits an der Überschrift, ob eine Info oder Meldung veröffentlicht wird. Ihr klassischer Aufbau „Wer? – Was? – Wann? – Wo? – Warum/Wie?“ variiert nur selten. Für beide Formen gilt: Das wichtigste immer vorab. Wenn Journalisten den Text übernehmen, wird bei Platzmangel in der Regel von hinten gekürzt. Für frei verwendbare, aussagekräftige Fotos von guter Qualität sind Journalisten stets dankbar. Bitte peinlich genau das Urheberrecht beachten!
Auch für die Pressearbeit braucht man einen langen Atem. Hier gilt: Man freue sich, wenn ein Bericht abgedruckt wird! Schön, wenn ein Journalist einer Veranstaltungseinladung nachkommt! Bitte nicht verzweifeln, wenn beides nicht erfolgt! Man sollte trotzdem den persönlichen Kontakt mit den Pressevertretern aus der Region halten! Ganz wichtig, wenn sich der eine oder andere Fehler in den Bericht eingeschlichen hat: Bis zu drei Fehlern wird nicht gemeckert!!!

Berichterstattung
Im Vorfeld sollte geklärt werden, ob und auf welche Weise eine Berichterstattung vom Kirchentag erfolgen soll. Während der Durchführung sind meist alle so beschäftigt, dass kaum Zeit für Fotos bleibt. Natürlich sollten alle Pressevertreter zu den Veranstaltungen eingeladen werden, um darüber zu berichten. Aber eine Garantie gibt es dafür nicht.
Damit es am Ende keine Enttäuschungen gibt, sollte geklärt werden, ob und wie aus eigner Kraft eine Berichterstattung ermöglicht werden kann und soll. Es empfiehlt sich zumindest jemanden für die Fotos zu beauftragen. Einen Bericht können zur Not alle Beteiligten auch im Nachhinein noch verfassen, aber Fotos lassen sich nicht rekonstruieren.

KirchentagsSonntag
In der Passionszeit, am Sonntag Septuagesimae, sind die Kirchengemeinden eingeladen, den reguläre Sonntagsgottesdienst zum Thema des kommenden DEKT zu gestalten. Dafür erscheint meist im Dezember des Vorjahres ein Materialheft. Der KirchentagsSonntag ist eine gute Gelegenheit, auch auf den eigenen regionalen Kirchentag hinzuweisen.