In der Planungsphase
Technik
- Bei der Planung der Veranstaltungsorte den gesamten technischen und zeitlichen Bedarf der Akteure (Künstler, Chöre usw.) erfragen und genau festhalten (s. Bühnenmanagement). Abfragebogen erstellen! Muster hier
- Aber: Nicht zu viele Parallelveranstaltungen planen, weil sonst zu viele Helfer gleichzeitig benötigt werden
- Keinen Ortswechsel von Bühnenanlagen planen!
Infrastruktur
- Rettungswesen (Johanniter etc.)
- Ausreichend Mülltonnen und Reinigungsfirmen für die Müllentsorgung
- Toiletten (ausreichend, auch barrierefreie) und Reinigungsfirma
- Sicherheitsdienste, Wachschutz
- Hilfskräfte finden (Handlangerdienste, Springer)
- Beschilderungen
- Anfahrten zu den Veranstaltungsorten
- Verpflegung: Wer?
- Mit professionellen Anbietern den Bedarf absprechen und zur Verfügung stellen.
- Bei einer Essensversorgung durch Ehrenamtliche müssen dringend die Hygienevorschriften eingehalten werden. Es braucht eine*n Hygieneverantwortliche*n, die/der die Ehrenamtlichen zusätzlich schult. Allergene müssen ausgewiesen werden. Dafür sollten Kennzeichnungsträger vorbereitet werden.
Anträge
- Ordnungsamt: genehmigt Sondernutzungen
- Kommune:
- Feuerwehr
- Rettungsdienste etc. (in Absprache mit Veranstalter)
- Sicherheitskonzept (heutzutage unumgänglich; komplette VA-Mappe; Jedes Bundesland hat eigenes Standard-Werk – bei Kommune zu erfragen)
- Verkehrsbehörde
- Straßensperrungen
- Verkehrsrechtliche Anordnung etc.
- Parkplätze (Durchfahrtsgenehmigungen und Parkgenehmigungen u.a. für VIPs)
Verträge
- Haben Sie für jeden Veranstaltungsort, den Sie nutzen wollen, die Erlaubnis für diese Form der Nutzung?
- Wer hat den Schlüssel? Wer kann den Zugang ermöglichen?
- Wie ist die Reinigung geregelt? D.h. in welchem Zustand muss der Veranstaltungsort zurückgegeben werden?
Bedarf an Helfer*innen
- Ordnerkräfte für Parkplätze
- Fahrdienst und VIP-Betreuung
- Springer- und Räumdienste
- „Feuerwehr“ aus dem Landesauschuss
- u.v.m.
Abbauphase
- Wer kümmert sich um den Rückbau z.B. der Bühnen?
- Wer räumt auf?
- Hier müssen dringend bereits im Vorfeld Helfende eingeplant werden, damit am Ende niemand allein dasteht oder Kooperationspartner verärgert.
In der Durchführungsphase
Klare Kommunikationswege
- Es muss klar sein, wer die Hauptansprechperson ist. Diejenige muss schnell erreichbar sein.
- Eine Telefonliste mit allen wichtigen Telefonnummern
- Kirchentagsleitung, Projekt- (Veranstaltungs)leitungen
- Rettungsdienste
- Polizei
- Sicherheitsdienste
- Kommune
- Ordnungsamt
- Stadtwirtschaft
- Verkehrsbehörde
- Technischer Dienst
Kritische Situationen
Kritische Situationen können ganz unterschiedlicher Art sein, von Unwetter über schwierige Gäste bis hin zu Unfällen. Um in der jeweiligen Situation angemessen und effizient reagieren zu können, sind klare Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen wichtig.
Im Fall von Veranstaltungsstörungen können die Hinweise in diesen Krisenplänen helfen.
Sollte eine Veranstaltung abgebrochen werden müssen (Unwetter, Feuer, …) ist die Entscheidung (Hausrecht) dazu unmittelbar von einer zuvor benannten und autorisierten Person (Leitungskreis) herbeizuführen.
Unterlagen für Veranstaltungsleitung/Hallenleitung
- Ablaufpläne mit Lageplan und weiteren Informationen, z.B. Platz des Erste Hilfe Kasten oder das WLAN-Passwort.
- Veranstaltungspläne mit Lage- und Bühnenplänen, Bedarfslisten
- Telefonnummern der Entscheidungsträger und Notfalldienste
- Rückwärtige Dienste (5-6 Personen) helfen, wo Hilfe gebraucht wird.
DOWNLOADS
- Verhalten in kritischen Situationen - ( 09.06.2022 / 1 MB)
